O que é DEFIS: Declaração Anual do Simples Nacional

Se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, provavelmente você já ouviu o contador mencionar a sigla DEFIS em algum momento do ano, geralmente no comecinho do ano seguinte. Para quem não é da área contábil, esse nome pode soar apenas como "mais uma burocracia", mas entender o que é a DEFIS é importante, porque ela é uma das obrigações que, se esquecida, pode gerar multa e até complicações para obter certidões da empresa. Neste artigo, vamos explicar de forma simples o que é essa declaração, para que ela serve, quem precisa entregá-la e como um contador pode cuidar disso para você com tranquilidade.

O que é DEFIS, afinal?

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Na prática, é uma espécie de "raio-x anual" da empresa que é enviado à Receita Federal, dentro do sistema conhecido como PGDAS-D/DEFIS, que integra o ambiente do Simples Nacional. Pense nela como um resumo do ano anterior da sua empresa: quanto ela faturou, quantos funcionários teve, quem são os sócios e quanto de lucro foi distribuído. Não é um documento que gera imposto a pagar por si só, mas sim uma prestação de contas que confirma, de forma detalhada, as informações que a Receita já tem sobre a empresa a partir dos pagamentos mensais do DAS (o boleto único do Simples Nacional).

Qual é a diferença entre DEFIS e o DAS mensal?

O DAS é a guia de recolhimento mensal dos tributos do Simples Nacional, calculada em cima do faturamento do mês. Já a DEFIS não gera pagamento: ela é uma declaração anual, de caráter informativo, que consolida os dados socioeconômicos e fiscais do ano inteiro. É como se o DAS fosse o pagamento mês a mês e a DEFIS fosse o "balanço" que fecha o ano e confirma para a Receita Federal que tudo está de acordo.

Para que serve a DEFIS na prática

A DEFIS existe para que a Receita Federal, e também os demais entes que participam do Simples Nacional (Estados e Municípios), tenham uma visão completa e padronizada da situação de cada empresa optante. Entre as informações que normalmente são declaradas estão:

• o faturamento total do ano anterior, mês a mês;
• o número de funcionários empregados ao longo do ano;
• a identificação dos sócios e sua participação societária;
• o valor de lucros e dividendos distribuídos aos sócios;
• informações complementares, como ganho de capital, doações recebidas e outros dados que impactam o perfil fiscal da empresa.

Esses dados alimentam o cruzamento de informações da Receita Federal (o famoso "malha fina" das empresas) e também servem de base para outros órgãos, como a fiscalização trabalhista e previdenciária. Por isso, manter a folha de pagamento organizada é essencial: nossa calculadora de folha de pagamento pode ajudar você a ter uma estimativa dos custos com pessoal antes mesmo de fechar o ano com o contador.

Quem é obrigado a entregar a DEFIS

Em geral, toda pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional que esteve em atividade em algum momento do ano-calendário anterior é obrigada a apresentar a DEFIS, ainda que a empresa não tenha faturado nada naquele período (nesse caso, entrega-se a chamada "DEFIS sem movimento"). Isso inclui:

• microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) enquadradas no Simples Nacional;
• o Microempreendedor Individual (MEI) não entrega a DEFIS: ele tem uma obrigação anual própria e mais simples, a DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional para o MEI). Portanto, se a sua empresa é MEI, o prazo a acompanhar é o da DASN-SIMEI, e não o da DEFIS;
• empresas que ficaram inativas parte do ano, mas que estiveram registradas como optantes do Simples;
• empresas que foram excluídas do Simples Nacional durante o ano, que também podem precisar declarar o período em que estiveram no regime.

Como as regras de dispensa e as exceções podem mudar de um ano para o outro, o mais seguro é sempre confirmar com o seu contador se a sua empresa está entre as obrigadas naquele ano específico.

Qual é a periodicidade e o prazo da DEFIS

A DEFIS tem periodicidade anual. Ela é entregue uma única vez por ano e traz as informações referentes a todo o ano-calendário anterior. O prazo tradicional de entrega é até o dia 31 de março do ano seguinte ao qual as informações se referem, mas esse prazo pode ser prorrogado ou ajustado pela Receita Federal em determinados anos, então trate essa data como uma referência aproximada e sempre confirme o calendário oficial vigente com o seu contador.

Como a DEFIS se relaciona com o SPED

A DEFIS é transmitida pelo Portal do Simples Nacional (e não pelo SPED em si) — a maioria das empresas do Simples é, inclusive, dispensada de várias escriturações do SPED. Ainda assim, a DEFIS faz parte do mesmo ecossistema de cruzamento de dados da Receita Federal, do qual o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é a espinha dorsal. Isso significa que as informações declaradas na DEFIS não ficam isoladas: elas podem ser comparadas com outras declarações, notas fiscais eletrônicas e obrigações trabalhistas e previdenciárias, reforçando a importância de manter os dados sempre coerentes entre si.

O que acontece se a empresa não entregar a DEFIS

Deixar de entregar a DEFIS, ou entregá-la fora do prazo, normalmente gera consequências que vão além de uma simples multa. Entre os principais riscos estão:

• Multa por atraso: há previsão de penalidade pecuniária pela entrega em atraso, pela omissão ou por informações incorretas na declaração. Em geral, essa multa é calculada como um percentual sobre os tributos informados na própria DEFIS (mesmo que já tenham sido pagos), além de valores por conjunto de informações incorretas ou omitidas, com um valor mínimo. Como os percentuais, os limites e o piso podem ser ajustados pela Receita Federal, evite confiar em números exatos encontrados na internet e confirme sempre o valor vigente com o seu contador.
• Restrição para emissão de certidões: empresas com pendência na DEFIS podem ter dificuldade para obter certidões negativas de débito, o que atrapalha participação em licitações, abertura de crédito e negociações com fornecedores.
• Risco de exclusão do Simples Nacional: a irregularidade fiscal, incluindo a falta de entrega de obrigações acessórias como a DEFIS, pode ser um dos fatores considerados em processos de exclusão do regime simplificado.
• Inconsistência de dados: sem a DEFIS, a Receita Federal fica sem a confirmação de informações importantes, o que pode gerar notificações, malha fina e necessidade de retificações futuras, consumindo tempo e gerando desgaste desnecessário.

Se a empresa passou por dificuldades financeiras no ano anterior e isso significou pouco ou nenhum movimento, ainda assim a DEFIS "sem movimento" precisa ser entregue. Ignorar essa obrigação por achar que "não há nada para declarar" é um dos erros mais comuns que vemos no dia a dia.

Erros comuns na hora de declarar a DEFIS

Mesmo empresas organizadas cometem deslizes na hora de preparar essa declaração. Os mais frequentes incluem:

• Achar que empresa sem movimento está dispensada: como explicado acima, isso normalmente não é verdade, e a DEFIS sem movimento também precisa ser transmitida.
• Divergência entre a folha de pagamento informada e a realidade: número de funcionários e valores de salários que não batem com o que foi efetivamente pago geram inconsistências no cruzamento de dados da Receita.
• Esquecer de informar a distribuição de lucros: sócios que retiraram lucros ao longo do ano e não tiveram esse valor devidamente registrado podem ter problemas de comprovação de renda pessoal e até questionamentos sobre a natureza dessas retiradas.
• Deixar para a última hora: como o prazo de 31 de março costuma coincidir com o fechamento de outras obrigações do início do ano, deixar a DEFIS para os últimos dias aumenta o risco de erros e de perda do prazo.
• Não conferir os dados de faturamento mês a mês: pequenas divergências entre o que foi pago no DAS e o que é declarado na DEFIS podem gerar necessidade de retificação posterior.

Um bom planejamento de caixa ao longo do ano ajuda a evitar surpresas nesse fechamento. Se você quer entender melhor a saúde financeira da empresa antes dessa declaração anual, a nossa calculadora de capital de giro pode ser um bom ponto de partida.

Como o Contábil Empresa ajuda na sua DEFIS

Cuidar da DEFIS sozinho, sem apoio contábil, é arriscado justamente porque ela reúne informações de diversas frentes da empresa: faturamento, folha de pagamento, quadro societário e distribuição de lucros. O Contábil Empresa acompanha esse processo de ponta a ponta para você:

• organiza e confere os dados de faturamento mensal ao longo de todo o ano, evitando divergências de última hora;
• mantém a folha de pagamento e o quadro de sócios sempre atualizados na contabilidade;
• calcula corretamente a distribuição de lucros, respeitando os limites e as regras vigentes;
• transmite a DEFIS dentro do prazo, evitando multas e restrições de certidões;
• orienta o empreendedor sobre o que revisar antes do fechamento anual, com linguagem simples e direta.

Se você quer ficar tranquilo em relação à DEFIS e a todas as outras obrigações acessórias da sua empresa do Simples Nacional, fale com o Contábil Empresa e conte com um time que cuida da parte fiscal para que você possa focar no seu negócio.