O que e Fluxo de Caixa e Como Controlar na Empresa

Se voce e empreendedor, provavelmente ja passou por uma situacao parecida: no papel a empresa parece estar indo bem, tem vendas, tem clientes, mas o dinheiro no banco simplesmente nao aparece na hora de pagar as contas. Esse tipo de aperto quase sempre tem uma raiz comum: a falta de controle sobre o fluxo de caixa. Neste artigo vamos explicar, de forma simples e direta, o que e fluxo de caixa, por que ele e essencial para a saude financeira de qualquer negocio e como voce pode monta-lo e acompanha-lo no dia a dia.

O que e fluxo de caixa, afinal?

Fluxo de caixa e o registro de todo o dinheiro que entra e sai da empresa durante um periodo, seja um dia, uma semana, um mes ou um ano. Ele mostra, na pratica, quanto dinheiro a empresa tem disponivel a cada momento e para onde esse dinheiro esta indo. Pense nele como o "extrato bancario" organizado da sua operacao: de um lado, as receitas (vendas, recebimentos de clientes, aportes); do outro, as despesas (fornecedores, salarios, impostos, aluguel).

A grande vantagem de manter um fluxo de caixa atualizado e conseguir enxergar, com antecedencia, se vai faltar dinheiro em algum momento futuro, permitindo que o gestor se antecipe e tome decisoes, como negociar prazos, buscar credito ou reduzir gastos, antes que o problema vire uma crise.

Por que o fluxo de caixa e vital para a saude financeira da empresa

Muitos negocios nao quebram por falta de lucro, mas por falta de caixa. Isso acontece porque a empresa pode ter vendido bastante, mas ainda nao recebeu esses valores (por exemplo, vendas parceladas ou a prazo), enquanto as contas continuam vencendo normalmente. Um fluxo de caixa bem estruturado permite que o empresario:

• Saiba, com antecedencia, se havera dinheiro suficiente para pagar fornecedores, salarios e impostos;
• Identifique periodos de sazonalidade em que as vendas caem, para se planejar melhor;
• Tome decisoes mais seguras sobre investimentos, contratacoes e expansao;
• Negocie prazos e condicoes com fornecedores e bancos antes de ficar sem alternativas;
• Evite recorrer a emprestimos emergenciais com juros altos.

Tipos de fluxo de caixa que voce precisa conhecer

Existem algumas classificacoes importantes para entender como o fluxo de caixa pode ser organizado e analisado. Vamos ver as duas mais relevantes para a rotina de uma pequena e media empresa.

Fluxo de caixa direto x indireto

O fluxo de caixa direto e o mais comum entre pequenas e medias empresas. Ele lista, de forma simples, todas as entradas e saidas efetivas de dinheiro, organizadas por categoria (vendas a vista, recebimento de boletos, pagamento de fornecedores, folha de pagamento, impostos, etc.). E o modelo mais facil de entender e de montar em uma planilha.

Ja o fluxo de caixa indireto parte do resultado contabil (o lucro ou prejuizo apurado nas demonstracoes financeiras) e faz ajustes para chegar ao caixa efetivamente movimentado, somando ou subtraindo itens que nao representam movimentacao real de dinheiro, como depreciacao e variacoes em contas a receber e a pagar. Esse metodo e mais usado por empresas de maior porte e costuma ser elaborado em conjunto com a contabilidade, dentro das demonstracoes financeiras exigidas pela legislacao societaria.

Fluxo de caixa realizado x projetado

O fluxo de caixa realizado registra o que efetivamente aconteceu: o dinheiro que ja entrou e saiu da conta da empresa. Ele e essencial para analisar o passado e entender padroes de comportamento financeiro.

Ja o fluxo de caixa projetado (ou orcado) e uma estimativa do que deve acontecer nos proximos periodos, com base em contratos firmados, historico de vendas e despesas fixas ja conhecidas. E essa projecao que permite antecipar problemas de caixa e planejar acoes preventivas, como aumentar vendas em determinado mes ou renegociar um pagamento.

Como montar e acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa

Montar um fluxo de caixa nao precisa ser complicado. O essencial e manter a disciplina de registrar as informacoes com regularidade. Veja os passos basicos:

1. Liste todas as entradas

Registre tudo o que entra de dinheiro: vendas a vista, recebimento de vendas a prazo, emprestimos recebidos, aportes de socios e outras receitas. O ideal e categorizar por origem, para facilitar a analise depois.

2. Liste todas as saidas

Anote todos os pagamentos: fornecedores, aluguel, energia, agua, internet, folha de pagamento, impostos, emprestimos e financiamentos. A folha de pagamento costuma ser um dos itens de maior peso e mais complexos de calcular, por isso vale usar uma calculadora de folha de pagamento para estimar corretamente os encargos antes de lancar no fluxo de caixa.

3. Calcule o saldo do periodo

O saldo e simplesmente o resultado de entradas menos saidas em determinado periodo, somado ao saldo que ja existia no caixa. Esse numero mostra se a empresa esta acumulando ou consumindo dinheiro ao longo do tempo.

4. Acompanhe com periodicidade definida

O ideal e revisar o fluxo de caixa semanalmente e consolidar uma visao mensal, comparando o que foi projetado com o que realmente aconteceu. Esse habito ajuda a ajustar as projecoes futuras e identificar desvios rapidamente.

Lucro x caixa: por que sao coisas diferentes

Um dos maiores erros de gestao e confundir lucro com caixa disponivel. O lucro e um resultado contabil, calculado pela diferenca entre receitas e despesas reconhecidas em determinado periodo, independentemente de terem sido recebidas ou pagas de fato. Ja o caixa representa o dinheiro que efetivamente esta disponivel na conta da empresa.

E possivel ter lucro contabil alto e, ao mesmo tempo, sofrer com falta de caixa, por exemplo quando as vendas foram feitas a prazo e ainda nao foram recebidas, mas as despesas ja precisam ser pagas a vista. Por isso, acompanhar apenas o resultado do Demonstrativo de Resultados nao e suficiente: o fluxo de caixa e o instrumento que mostra a realidade do dinheiro disponivel dia a dia.

Erros comuns no controle do fluxo de caixa

Alguns deslizes sao muito frequentes entre pequenos empresarios e podem comprometer seriamente a saude financeira do negocio:

• Misturar contas de pessoa fisica (PF) e pessoa juridica (PJ): usar a conta da empresa para gastos pessoais (ou o contrario) impede uma visao real do caixa disponivel e pode gerar problemas contabeis e ate questionamentos por parte da Receita Federal;
• Nao provisionar impostos: tributos como Simples Nacional, ICMS, ISS, entre outros, tem vencimentos periodicos e precisam ser reservados ao longo do mes, e nao apenas calculados na hora do pagamento;
• Nao considerar sazonalidade: tratar todos os meses como iguais, sem prever picos e quedas de vendas historicas;
• Confiar apenas na memoria ou em anotacoes soltas: sem um controle estruturado (planilha ou sistema), e facil perder o controle sobre prazos e valores;
• Ignorar o capital de giro necessario: nao reservar uma reserva minima para cobrir os periodos entre pagamentos e recebimentos.

Vale lembrar que valores, aliquotas e prazos de recolhimento de tributos podem variar conforme o regime tributario e podem mudar ao longo do tempo, por isso e sempre recomendavel confirmar as datas e percentuais atualizados com um contador de confianca antes de fechar o planejamento.

A relacao entre fluxo de caixa e capital de giro

O capital de giro e o volume de recursos necessario para financiar a operacao do dia a dia da empresa, cobrindo o intervalo entre o pagamento de fornecedores e o recebimento das vendas. Um fluxo de caixa bem projetado e justamente a ferramenta que revela se o capital de giro atual e suficiente ou se sera necessario buscar recursos adicionais para nao comprometer a operacao.

Se voce quer entender quanto a sua empresa precisa ter reservado para nunca ficar no vermelho, vale a pena usar a nossa calculadora de capital de giro, que ajuda a estimar esse valor de forma pratica com base nas caracteristicas do seu negocio.

Como o Contábil Empresa ajuda no controle do fluxo de caixa

Manter o fluxo de caixa organizado exige tempo, disciplina e conhecimento tecnico sobre tributos, prazos e obrigacoes, algo que nem sempre e possivel conciliar com a rotina de quem esta a frente de um negocio. O Contábil Empresa acompanha as movimentacoes financeiras e contabeis da sua empresa, ajuda a projetar entradas e saidas, orienta sobre a correta provisao de impostos e apoia na integracao com sistemas de emissao fiscal e no cumprimento das obrigacoes junto a Receita Federal e ao SPED, trazendo mais previsibilidade e seguranca para as decisoes do dia a dia.

Quer organizar de vez o fluxo de caixa da sua empresa e ter um contador ao seu lado nessa jornada? Fale com o Contábil Empresa e descubra como podemos ajudar o seu negocio a crescer com mais controle financeiro.